Verslag raad van commissarissen: Auditcommissie
De auditcommissie, gevormd door de heren Korthout en Van der Luijt, pleegde in 2009 drie keer overleg met de algemeen directeur, waarbij als regel de directeur financiën en de controller aanwezig zijn.
In april was, in aanwezigheid van de accountant, de jaarrekening 2008 aan de orde. Aan de hand van de accountantsrapportage werd een aantal punten specifiek besproken, waaronder met name de belastingpositie. Deze is aan de jaarrekening toegevoegd.
De accountant meldde een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening te zullen geven.
In dezelfde vergadering werd de commissie geïnformeerd over de stand van zaken in de pilot Tax Control Framework en over de inrichting van een uitwijklocatie waar 30-35 werkplekken ingericht kunnen worden zodat de kernactiviteiten in geval van een calamiteit doorgang kunnen vinden.
Ten slotte is het jaarplan Control 2009 besproken.
In juni werden twee thema’s besproken, risicomanagement en belastingen. De controller heeft de risico’s bijeengebracht in een integraal risicomodel Vidomes, gebaseerd op een model van Deloitte. Deze lijst is met verschillende organisatieonderdelen uitvoerig doorgesproken.
De risico’s rond projectontwikkeling worden in beeld gebracht in het risicomodel van PwC. Dat wordt in 2009 verder ingevuld. In de tussentijd wordt actie ondernomen waar en wanneer dat nodig is. De projectontwikkelaars onderkennen de risico’s als zij met externe ontwikkelaars aan tafel zitten.
In de maandelijkse overleggen van de algemeen directeur en de controller met de directeuren wordt de verantwoording via het dashboard besproken. In die overleggen is altijd de accountability aan de orde.
De commissie kon zich vinden in de manier waarop de risico’s in beeld zijn gebracht. Wel moeten de aanbevelingen worden geconcretiseerd. Uiteindelijk moet in feite iedereen zich bewust zijn van de risico’s.
Op het onderdeel belastingen was Vidomes in het kader van de pilot Tax Control Framework in overleg met de Belastingdienst over een convenant. Op de daarin opgenomen aspecten moet Vidomes in elk geval in control zijn. Met de belastingdienst is specifiek gesproken over de aanpak en verwerking van vennootschapsbelasting en loonheffing plus arbeidsvoorwaarden.
Bij de bespreking van de bedrijfsbegroting 2010 in november werd ingezoomd op de realisatie 2009 en verschillende posten voor 2010. De budgethouders is gevraagd om ten behoeve van besparing realistische targets te stellen. Het directieteam heeft hierover drie keer buiten aanwezigheid van de algemeen directeur vergaderd en is vervolgens met voorstellen voor besparing gekomen. Deze voorstellen zijn getoetst op reële haalbaarheid.
Nieuw is dat de bestuurder met de budgethouders een managementcontract sluit over: de begroting, de taakstelling van het bedrijfsonderdeel, het jaarplan (inhoudelijke ambities) en het dashboard met normen. De begroting vormt het speelveld voor 2010.
De auditcommissie toetste kritisch de intern gemaakte keuzes, die grotendeels binnen het gestelde kader van begrotingsuitgangspunten vallen. Uitgangspunten zijn, naast de uitkomsten van de managementreview, dat de kosten van Vogelaarheffing en vennootschapsbelasting gedekt moeten worden uit de normale bedrijfsuitoefening, dat het WSW structurele oplossingen verlangt en een structureel positieve cashflow (in elk geval binnen vijf jaar te bereiken) en dat onrendabele toppen dekking vinden uit (niet-structurele) opbrengsten van verkoop.
De auditcommissie overtuigde zich ervan dat hier met deze begroting naar toe is gewerkt. Vidomes is zich terdege bewust van de risico’s.
Bij het onderwerp fiscaliteit werd de commissie bijgepraat over de besprekingen met de Belastingdienst inzake het convenant Horizontaal Toezicht. In dit kader was ook aandacht voor het kennisniveau van fiscaliteit in de organisatie. Naast de in de kennis aanwezige (en op peil gehouden) kennis, wordt met name bij gemengde projecten specialistische kennis ingehuurd. De commissie oordeelde de gekozen (veilige) aanpak passend.
De auditcommissie heeft, conform het vereiste van good governance, in november besloten het functioneren van de accountant na het behandelen van de jaarcijfers 2009 in 2010/2011 tegen het licht te houden.
Send a friend
Voeg toe aan Mijn verslag