Verslag raad van commissarissen: Onderwerpen van gesprek
In februari was er aandacht voor de economische crisis en daaruit volgende marktontwikkelingen, mede in relatie tot de bedrijfsbegroting 2009. Er werd gesproken over het doorontwikkelen van een toetsingskader voor investeringen en de managementletter 2008 van Deloitte was aan de orde. De managementletter was positief van toon.
Het prestatieoordeel 2007 van het Ministerie van VROM bevatte geen bijzonderheden. De directeur financiën lichtte de benchmark van het Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV) toe. De benchmarkcijfers wijzen uit dat het kostenverschil in vergelijking met collega-corporaties is afgenomen ondanks het gematigde huurbeleid, en dat de prognoses zijn gerealiseerd. Ten slotte werd gesproken over het ‘nieuw arrangement overheid-woningcorporaties’ van de commissie Meijerink en de reactie daarop van de VROM-Raad.
In april was de accountant aanwezig bij de behandeling van de jaarrekening 2008 om zijn rapportage toe te lichten. Vooraf besprak de auditcommissie de stukken met de accountant. Het rapport van bevindingen van Deloitte was positief van toon. De raad keurde het vaststellingsbesluit van de jaarrekening Vidomes 2008 goed.
Vermeldenswaard is dat Vidomes als één van vijf corporaties heeft deelgenomen aan een pilot Tax Control Framework van Deloitte. De organisatie beschikt nu over een overzicht Tax Control Framework. Tweede helft van het jaar is het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst ondertekend. De raad verleende verder goedkeuring aan het vastgestelde standaardprogramma van eisen Vidomes, dat jaarlijks wordt geactualiseerd.
Last but not least werd in deze vergadering het benoemingsbesluit van de nieuwe bestuurder genomen.
In de vergadering van eind mei is een eerste voorstel voor een nieuw toetsingskader voor investeringsbeslissingen besproken. De verdere ontwikkeling daarvan wordt na de vaststelling van het nieuwe portfoliobeleid in 2010 opgepakt. De managementinformatie over het eerste kwartaal op een aantal specifieke aandachtspunten werd toegelicht.
De raad keurde het bijgestelde bestuurs- en directiereglement goed, en stelde vast: het reglement van de remuneratiecommissie, het reglement van de auditcommissie en een aanvulling op het RvC-reglement. De reglementen van de raad zijn op de website gepubliceerd.
De heren C.H.J. van der Luijt en C.G. Sleddering werden herbenoemd voor een tweede, respectievelijk derde en laatste zittingsperiode in de raad.
De raad verleende goedkeuring aan de vaststelling van het jaarverslag 2008. De raad nam kennis van het jaarverslag van de Geschillencommissie Huursector. Vidomes is aangesloten bij deze onafhankelijke klachtencommissie. Huurders kunnen daar terecht met klachten waar zij met Vidomes niet uitkomen. In het jaarverslag van de commissie zijn de klachten en de uitkomst beschreven.
Ten slotte verleende de raad goedkeuring aan het bestuursbesluit om een bieding te doen op een laagbouwcomplex van 136 woningen van Vesteda in Voorburg, tot een vooraf bepaald maximum.
Eind juni is de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de managementreview. De beleidsaspecten en de financiële aspecten (meerjarenperspectief) werden ter vergadering toegelicht door de betreffende directeuren. Er zijn overigens geen besluiten over genomen. Deze worden verschoven naar het najaar. Eerst zou in augustus een werkconferentie van het directieteam plaatsvinden over de strategische basis voor het ondernemingsplan 2010-2014: de strategische heroriëntatie. Deze werkconferentie markeert de start van het traject organisatieontwikkeling 3H.
De raad nam kennis van het continuïteitsoordeel van het CFV: Vidomes is de A-status toegekend.
In september was de managementinformatie over het eerste halfjaar geagendeerd. De raad oordeelde de rapportage helder van opzet en inhoud, met een toegankelijke toelichting. De raad werd bijgepraat over de stand van zaken in de organisatieontwikkeling 3H.
Gezien de gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur en raad van commissarissen voor visitatie nam Mevrouw Lubbi deel aan de selectie van een bureau voor de visitatie van Vidomes. In september werd een shortlist opgesteld, in het najaar is besloten de opdracht te geven aan Pricewaterhouse Coopers. Gezien de gemeenteraadsverkiezingen begin maart 2010 zijn de gesprekken met de lokale (politieke) stakeholders alle begin 2010 gepland.
Via een analyse van het verloop van dit lang lopende project werd de raad geïnformeerd over project Dillenburgh in Leidschendam. Deze ontwikkelopgave strekt zich uit over een behoorlijke periode, een periode waarin Vidomes voor een groot deel nog niet over voldoende deskundigheid deel in eigen huis beschikte. Telkenmale is afgewogen hoe het beste met zaken kon worden omgegaan, waarbij op adviezen van externen is afgegaan.
De vastgoedcommissie gaf aan zich goed te kunnen vinden in het voornemen van de algemeen directeur om dit project samen met een ander complex project door een externe te laten toetsen met achterliggend de meer algemene vragen of Vidomes de goede dingen doet en of zij de dingen goed doet. De raad onderschreef het belang van een second opinion.
In november werd tijdens een werkconferentie van de raad met het directieteam van gedachten gewisseld over (de voortgang van) het traject 3H. In groepen werd gediscussieerd over de inhoudelijke vertaling van de herschreven missie, de basis voor de nieuwe visie en de nieuwe kernwaarden. In andere subgroepen werd vervolgens gediscussieerd over de vier projecten van 3H. De input van de RvC is meegenomen in het verdere traject.
In de vergadering van november is de managementinformatie derde kwartaal 2009 kort toegelicht. De daarin ook opgenomen afzonderlijke rapportage projectontwikkeling heeft opnieuw gewonnen aan overzichtelijkheid, kwaliteit en informatie.
De raad nam kennis van de bevindingen van de auditcommissie en verleende goedkeuring aan het vaststellingsbesluit van de bedrijfsbegroting 2010.
Door het jaar heen was er de nodige aandacht voor bewonersparticipatie. De raad werd op de hoogte gehouden van het verloop van de evaluatie daarvan en de op basis van de uitkomsten ondernomen stappen en geboekte resultaten. De raad ontvangt de verslagen van de overlegvergaderingen en een delegatie van de raad heeft een van de overlegvergaderingen op centraal niveau bijgewoond.
De op voordracht van huurders benoemde commissarissen wonen elk jaar op uitnodiging van de plaatselijke huurdersorganisaties verschillende (thema)bijeenkomsten bij.
Verder was er regelmatig aandacht voor de relatie met stakeholders.
In januari 2010 vond terugkoppeling in de raad plaats van de bevindingen van PricewaterhouseCoopers in het onderzoek naar het verloop van een tweetal langere tijd lopende projecten en tevens naar het proces Projectontwikkeling zoals dat nu wordt gevolgd.
De rapportage is helder. De conclusie is dat Vidomes Projectontwikkeling op de goede weg is, maar dat een aantal zaken verbetering behoeft. PwC keek naar de top 30-50, de grotere corporaties, en constateert dat Vidomes tot de bovenste 20% behoort.
De aanbevelingen liggen met name op het vlak van integratie van de sturing: de reeds aanwezige ingrediënten moeten in combinatie met elkaar meer in evenwicht worden gebracht.
Voor de evaluatie van de twee projecten Dillenburgh en Mariënparck geldt dat de rode draad was: het ontbreken van een duidelijk kader vooraf, waardoor de scope gedurende het project teveel verbreed kon worden terwijl Vidomes daarbij extra kosten voor haar rekening nam/moest nemen, te weinig ondersteuning van professionals, te grote afhankelijkheid van externe adviseurs en een overall onderschatting van de complexiteit.
Send a friend
Voeg toe aan Mijn verslag