Governance
Vidomes past de Governance Code Woningcorporaties toe. In het jaarverslag van de raad van commissarissen is te lezen op welke wijze invulling wordt gegeven aan het toezicht en aan de code. In dit hoofdstuk geven we aan op welke punten wij van de code afwijken en waarom we dat doen.
Governancestructuur
Vidomes is een stichting met een eenhoofdig bestuur (de algemeen directeur) en een raad van commissarissen, bestaande uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden.
De raad bestaat nu uit zeven leden. Twee leden zijn benoemd op voordracht van de bewonersvertegenwoordigingen, één lid is benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad. De leden van de raad worden benoemd voor een periode van drie jaar, de zittingsduur is beperkt tot drie periodes die niet aansluitend hoeven te zijn.
De raad heeft een kwaliteitsprofiel opgesteld voor zijn leden, dat regelmatig wordt geactualiseerd. De raad is pluriform samengesteld en er is in elk geval voldoende deskundigheid aanwezig op bestuurlijk, financieel, volkshuisvestelijk en maatschappelijk terrein, alsmede op het gebied van vastgoed. De raad voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria van de Governance Code.
De werkwijze van de raad is geregeld in een reglement, dat te vinden is op de website, de samenstelling en rooster van aftreden van de raad en de honorering- en vergoedingenregeling is jaarlijks opgenomen in het jaarverslag van de raad.
De statuten bepalen dat een aantal (categorieën) besluiten van de algemeen directeur zijn onderworpen aan de goedkeuring van de raad van commissarissen. Hierbij voldoet Vidomes aan de betreffende bepalingen van de Governance Code.
De hoofdlijnen van de governancestructuur zijn mede aan de hand van de principes van de code in het jaarverslag van de raad van commissarissen uiteengezet. De actuele governancestructuur is te vinden op de website.
Benoeming bestuurder
De algemeen directeur/bestuurder heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De code bepaalt in artikel II.2.1 dat benoeming geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar. De strekking van deze bepaling is dat de interne toezichthouder ten minste eenmaal in de vier jaar beoordeelt of de bestuurder ook voor de komende bestuursperiode de juiste persoon is om de corporatie te besturen. Naast de jaarlijkse beoordelingen van de bestuurder spelen daarbij ook de toekomstige positie van de corporatie en het daarvoor wenselijke beleid een rol.
Vidomes heeft haar bedrijfsvoering ingericht volgens het INK-model. Het beheersingsysteem met bijbehorende instrumenten biedt voldoende mogelijkheden voor goed toezicht op de kwaliteit van bestuur en organisatie. Via het ondernemingsplan, de daarop geënte jaarplannen en de jaarlijkse managementreviews is het toekomstige beleid met vaste regelmaat aan de orde. De ontwikkelingen en de match tussen toekomstige positie en bestuur maken daar logischerwijs deel van uit. Vidomes ziet vooralsnog geen verbetering in de toepassing van deze bepaling uit de code en past deze niet toe.
Onafhankelijkheid leden van de raad
De raad voldoet aan de bepaling in III.2.2 dat de meerderheid van zijn leden in formele zin onafhankelijk is in het licht van criteria van de code.
Voorzitter raad, auditcommissie en selectie- en renumeratiecommissie
De Governance Code bepaalt in III.4.2 en III.5.6 en III.5.11 dat de voorzitter van de raad geen voormalig bestuurder is van de woningcorporatie. Dezelfde restrictie geldt voor de voorzitter van de selectie- en remuneratiecommissie en voor de voorzitter van de auditcommissie. Vidomes wijkt op dit punt af van de code.
De huidige voorzitter van de raad van commissarissen, de auditcommissie en de selectie- en remuneratiecommissie is in de periode 1992 tot 1998 voorzitter geweest van het bestuur van een van Vidomes’ rechtsvoorgangers, Patrimoniums Woningbouw in Delft. Sinds de fusie in 2000 tot Vidomes en de daaropvolgende twee fusies is hard gewerkt aan de professionalisering van de organisatie. De bedrijfsvoering is ingericht naar het INK-model en er zijn diverse instrumenten voor interne beheersing en toezicht ontwikkeld.
Er is sprake van een tussenliggende periode van 6 jaar, in welke periode de heer Korthout een aantal jaren in het buitenland werkzaam is geweest, en de organisatie als gevolg van de fusies forse veranderingen heeft ondergaan.
De opstelling van de voorzitter is geheel onafhankelijk. De raad is van mening dat zijn werkervaring en deskundigheid op financieel en bedrijfseconomisch terrein hem geschikt maken voor de positie van voorzitter van de raad. Dat geldt evenzeer voor de positie van voorzitter van de auditcommissie en de selectie- en remuneratiecommissie.
Auditcommissie
De Governance Code bepaalt in artikel III.5.5 dat de auditcommissie het eerste aanspreekpunt moet zijn van de externe accountant als deze onregelmatigheden constateert. Algemeen directeur en raad zijn van mening dat – in geval van onregelmatigheden – de algemeen directeur/bestuurder als eerste aanspreekpunt dient. Als de mogelijkheid bestaat dat de algemeen directeur directe betrokkenheid heeft bij de geconstateerde onregelmatigheid of in het geval de algemeen directeur naar de mening van de accountant niet adequaat reageert, dient de externe accountant zich onverwijld rechtstreeks te wenden tot de voorzitter van de auditcommissie. Wij passen de bepaling op deze wijze toe.
Communicatie en dialoog met stakeholders
Op basis van het ondernemingsplan van Vidomes wordt jaarlijks een concernjaarplan opgesteld. De vier woonbedrijven en de sectoren en stafafdelingen maken een daarop gebaseerd jaarplan. De woonbedrijven bespreken hun jaarplan met de lokale stakeholders.
Tot onze stakeholders hebben we in samenspraak met de raad benoemd: bewoners, relevante overheden/overheidsinstanties, relevante maatschappelijke organisaties en relevante collega-corporaties. In 2009 is, na de vaststelling dat we een maatschappijgedreven organisatie willen zijn en daarop gericht een andere strategie gaan inzetten, een start gemaakt met de ontwikkeling van stakeholdersbeleid en bijpassend stakeholdersmanagement. Hierin worden de verschillende stakeholders gedefinieerd. Een aantal van onze stakeholders is tevoren met specifieke vragen benaderd. Hun input wordt meegenomen in het nieuwe beleid. Dit beleid wordt in 2010 verder uitontwikkeld.
Via de digitale uitgave Vidomes@stake hebben wij onze stakeholders ook in 2009 op de hoogte gehouden van alle zaken die voor hen van belang zijn of kunnen zijn.
Overigens zullen we niet voldoen aan de bepaling van V.2.2 dat we onze stakeholders in een overleg in de gelegenheid moeten stellen advies uit te brengen over de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag. Wij menen dat er andere momenten zijn voor een dialoog over jaarrekening en jaarverslag. Onze voorkeur gaat uit naar een permanente en breder georiënteerde, meer open dialoog, die niet gevoerd moet worden aan de hand van jaarrekening dan wel jaarverslag.
In de dialoog gaat het juist ook om het maken van de nodige maatschappelijke verbinding bij het opstellen en uitvoeren van strategie en beleid. Jaarrekening, jaarverslag en begroting zijn jaarlijks terugkerende items in het centraal bewonersoverleg en in het overleg met de Ondernemingsraad.
Ten slotte heeft de raad gekozen voor afvaardiging van een delegatie van de raad bij de dialoog met belanghebbenden, ook in het centraal en het lokaal bewonersoverleg. Dat is praktisch en doelmatig en voldoet uitstekend. De antennefunctie voor de raad is langs andere lijnen georganiseerd. Vidomes volgt hiermee niet de code, die in artikel V.2.3 bepaalt dat de raad voltallig aanwezig is bij het overleg met belanghebbenden.
Send a friend
Voeg toe aan Mijn verslag